La relation client est un sujet important pour une entreprise, quel que soit son secteur d’activité. Être présent, disponible et à l’écoute, même après la vente devrait faire partie des priorités de chaque dirigeant qui souhaite voir son business évoluer. Pourtant la gestion des appels est bien trop souvent négligée. Des délais d’attente trop importants, un accueil inadapté et des questions qui restent sans réponses. À l’heure où les avis clients règnent en maître sur internet, il est essentiel de proposer un secrétariat de qualité.
Bien souvent, ce n’est pas la volonté, mais le manque de personnel qui est à l’origine de ces dysfonctionnements. Difficile de justifier d’une création de poste pour seulement quelques heures par semaine, alors pourquoi ne pas opter pour le télésecrétariat ?
Simple, pratique et surtout très efficace, le télésecrétariat permet aux entreprises de déléguer la gestion de leurs standards téléphonique à chaque fois qu’elles en ont besoin. Comment ? La réponse dans cet article.
Qu’est-ce que le télésecrétariat d’entreprise ?
Le télésecrétariat d’entreprise est tout simplement le meilleur moyen d’externaliser le standard téléphonique à des périodes clés. Un simple transfert permet de déléguer la gestion des appels entrants à un service dédié. Vous êtes indisponible, votre secrétaire est absente, votre entreprise est fermée pour congé ? Votre service client reste maintenu à tout moment.
En effet, un service de télésecrétariat permet de transférer votre ligne, les appels sont alors directement pris en charge par une équipe de professionnels à l’écoute. Informé de vos contraintes métiers, l’opérateur ou opératrice prend l’appel et répond au nom de votre enseigne. Lorsqu’un message doit être adressé ou si l’opérateur n’est pas en mesure d’apporter les informations attendues, il vous adresse un message que vous recevez de manière instantanée.
Vous aurez ainsi la possibilité de retrouver les coordonnées du contact, ainsi que sa demande précise. Dès que vous êtes à nouveau disponible, vous récupérez la gestion de votre standard téléphonique. C’est aussi simple que cela.
Pourquoi faire appel à un service de télésecrétariat ?
Comme évoqué précédemment, le secrétariat est un poste clé, c’est souvent par ce canal que le premier échange avec vos futurs clients est réalisé. Pourtant, avoir à gérer un flux d’appel important chaque jour tout en jonglant avec les demandes internes à l’entreprise et parfois même l’accueil de visiteurs n’est pas toujours évident. Cette fonction nécessite un sens du relationnel adapté ainsi qu’une organisation constante.
Il arrive parfois que malgré toutes ces qualités votre secrétaire ne parvienne pas à assurer toutes ces missions en même temps, comment le lui reprocher ? Si la création d’un second poste pourrait lui permettre de retrouver un rythme de travail bien plus constant, une embauche à temps complet ou même à temps partiel reste une charge importante pour une entreprise.
C’est à ce moment qu’intervient le télésecrétariat.
Comment fonctionne le télésecrétariat ?
La première étape est d’identifier clairement vos besoins en gestion de standard téléphonique. Quel est votre flux d’appels quotidien, quels sont les jours ou plages horaires durant lesquels vous avez besoin d’un soutien ? La souplesse et la simplicité du télésecrétariat permettent d’adapter réellement ce service à votre activité.
Maintenant que vous avez déterminé les périodes à déléguer, partagez vos directives. Quelles sont vos contraintes métier, quelles sont vos habitudes et comment adresser vos appels de la meilleure manière ? Les directives que vous souhaitez communiquer sont renseignées directement dans votre espace. Chaque appel pris en charge est géré selon vos attentes.
Si vos besoins sont variables, il est également possible de permettre à votre secrétaire de basculer le standard de manière ponctuelle et temporaire. Cette solution peut être idéale pour gérer un dossier important ou prendre le temps d’échanger avec un client présent à l’accueil.
Et si Efficience Contact était votre meilleure alternative ?
Vous l’aurez compris, bénéficier d’un service de télésecrétariat est probablement la meilleure alternative pour votre entreprise. Chez Efficience Contact, nous plaçons l’humain et la confiance au coeur de votre relation client depuis près de 14 ans.
Notre équipe d’opérateur est formée pour répondre aux besoins de nos entreprises. Notre outil a été développé spécialement pour nous permettre d’offrir un service personnalisé et adapté.
Choisir Efficience c’est valoriser la qualité de vos services tout en apaisant le travail de vos équipes. Demandez dès maintenant votre devis gratuit en cliquant juste ici.
La relation avec vos clients est indissociable de la performance de votre entreprise. Le télésecrétariat est probablement votre meilleure option pour lui donner toutes les chances de durée le plus sereinement possible.
