Selon l’entreprise ForcePlus, experte dans la relation client, 89% des consommateurs se tournent vers la concurrence lorsqu’une expérience cliente est considérée comme déplaisante. L’accueil téléphonique est un service indispensable pour toute entreprise.
Lors de l’appel téléphonique, les clients attendent que le personnel les accompagne dans leur démarche et réponde à leur attente. Néanmoins, le rôle d’un service de permanence téléphonique ne s’arrête pas là.
Découvrez les missions et l’importance de fournir un bon accueil à sa clientèle.
Qu’est-ce qu’un service d’accueil téléphonique ?
Au coeur de la relation client, le standard téléphonique représente le premier point de contact entre l’entreprise et son interlocuteur. Chaque jour, des utilisateurs décrochent leur téléphone pour obtenir des informations, ils s’attendent à un échange cordial et utile avec un membre de l’équipe. Les motifs sont nombreux : prise de rendez-vous, renseignements, recherche de collaborateur, prise de message… L’image renvoyée par l’entreprise doit être au moment de cet appel doit être fidèle à celle véhiculée par la marque à tout moment. Une étape importante pour la satisfaction du client.
Même si les situations de débordement d’appels sont fréquentes, la ligne téléphonique doit rester opérationnelle. Le rôle du service d’accueil téléphonique est de fournir des renseignements, répondre aux demandes téléphoniques, transférer les appels, prendre des messages, gérer l’agenda professionnel, trier les appels et manager les débordements d’appels.
Souvent coûteuse et difficile à mettre en place, l’externalisation du service téléphonique est un bon moyen d’optimiser les interactions.
Pourquoi mettre en place un service d’accueil téléphonique au sein de votre entreprise ?
Les raisons qui peuvent pousser une entreprise à externaliser son service d’accueil téléphonique sont nombreuses : surabondance d’appels, difficulté à gérer le flux entrant, coût trop élevé, personnel indisponible, plaintes des clients…
Choisir de faire appel à des professionnels du télésecrétariat vous permet de vous recentrer sur le coeur de votre activité et ainsi, placer l’humain au centre de vos interactions. Un opérateur téléphonique est formé pour prendre en charge les appels entrants, fournir un accueil de qualité et personnalisé et retranscrire les demandes du client.
Au-delà de la simple prise de contact, le standardiste connaît l’importance du premier dialogue. Il sait que cela ne s’improvise pas. Formé et préparé, il est réactif aux différentes demandes. Ses connaissances et son expérience permettent d’instaurer une relation de confiance avec son interlocuteur.
Les situations de débordement d’appels sont très présentes dans certaines industries. Disposer d’un bon accueil téléphonique, c’est s’assurer d’une bonne gestion de la relation client. Que ce soit pour un service après-vente ou pour l’accueil téléphonique, fournir un accueil de qualité est toujours la meilleure option.
Quand faire appel à Efficience Contact ?
Diversifier son accueil téléphonique implique de faire appel à un service externe à votre entreprise afin de vous aider et de vous accompagner dans la gestion de votre flux d’appels téléphoniques.
Lorsque des tensions apparaissent avec certains clients, que le délai de prise en charge des appels devient de plus en plus difficile à maîtriser et que la fatigue s’installe chez vos collaborateurs, il est important de ne pas laisser la situation en l’état et de trouver des solutions.
Le télésecrétariat est probablement la meilleure option. Lorsque le recrutement d’une secrétaire est difficilement envisageable, mais qu’un soutien devient malgré tout nécessaire, la souplesse de ce service est bien souvent la meilleure option. De manière ponctuelle, sur certaines plages horaires ou sur une ligne dédiée, notre équipe d’opérateurs prend le relai de votre standard téléphonique lorsque vous en avez besoin. De 8h à 19h30, vous bénéficiez de tout le personnel nécessaire pour répondre aux attentes de vos clients.
Comment ça marche ?
- Prise en charge de votre standard téléphonique du lundi au vendredi de 8h à 19h30 et le samedi de 8h à 12h
- Formule sur mesure et réellement adaptée à vos besoins
- Possibilité de basculer le standard à la demande
- Compatibilité agendas Doctolib et agendas Maiia
- Retranscription des messages
- Accueil personnalisé
- Qualité et efficacité à tout moment de la journée
Efficience Contact vous propose un service de télésecrétariat médical et professionnel personnalisé qui s’adapte à vos besoins. Définissez des plages horaires fixes ou variables, partagez vos directives et libérez du temps pour vos secrétaires. Nos télésecrétaires sont formées pour recevoir vos appels, vos directives sont respectées, les messages sont réceptionnés et transférés directement par mail. Plus de frustration ni d’un côté ni de l’autre du téléphone, les échanges sont fluides et respectueux. N’attendez plus pour demander votre devis gratuit.
