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5 questions pour mieux comprendre le télésecrétariat médical

L’efficacité d’un cabinet médical dépend de l’organisation de l’équipe. En effet, les tâches administratives ont une place prépondérante dans la gestion d’un centre de santé. Le partage d’information est primordial entre la secrétaire et les médecins. Dès le moment où un appel est manqué, un message mal pris ou un rendez-vous oublié, l’image de votre cabinet est ternie.

Le secrétaire a un rôle important dans la relation patient/médecin. La plupart du temps, il est le premier interlocuteur du patient. En proie aux doutes et à la peur, votre patientèle attend de votre secrétaire de l’attention, du professionnalisme et de l’empathie. Malheureusement, dans certaines situations la secrétaire est dans l’incapacité de répondre à ces exigences. C’est à ce moment qu’intervient le télésecrétariat médical. Véritable soutien pour votre cabinet, le secrétaire à distance est là pour vous soulager dans la réalisation de vos tâches. Le télésecrétariat médical en 05 questions.

femme médecin en train d'écrire sur un ordinateur

Qui peut faire appel à un service de télésecrétariat médical ?

Les professionnels de santé tels que les docteurs généralistes, les médecins spécialisés et les vétérinaires peuvent externaliser leur secrétariat. En effet, nos consultants sont spécialisés dans la gestion de prise de rendez-vous, dans la rédaction de compte-rendu d’appel téléphonique et de réunion ainsi que dans la prise de message.

Le télésecrétariat est un service adapté au secteur de la santé, car les patients ont constamment besoin de contact avec le personnel, leur situation change constamment ce qui nécessite un suivi régulier et efficace pour chaque prise de contact. Les télésecrétaires médicales font bien plus que répondre aux téléphones, elles écoutent les patients, discutent des solutions envisageables et offrent une échappatoire aux personnes enclins aux doutes.

femme assise dans son bureau en train de parler au téléphone

Pourquoi faire appel à un secrétaire médical à distance ?

Contacter et travailler avec un télésecrétariat médical permet de soulager les équipes. En effet, les cabinets médicaux subissent un afflux permanent d’appel téléphonique, ainsi les employés sont rapidement surchargés de travail. Ce qui rend la relation praticien/patient difficile à satisfaire. Le personnel a de moins en moins de temps à leur consacrer, ce qui augmente la frustration des patients. De plus, quand les secrétaires partent en congé, les patients eux, continu à vous contacter.

Externaliser sa ligne téléphonique permet de décharger la masse de travail. Une secrétaire médicale est une aide précieuse pour le spécialiste. Elle lui permet de se reconcentrer sur son coeur de métier et ainsi de se délester des tâches administratives. Au-delà du gain de temps apporté par le consultant, le télésecrétaire représente aussi un gain financier. Vous n’avez plus besoin d’embaucher donc plus besoin de rédiger des annonces, effectuer des entretiens d’embauches, payer un salaire, payer les jours de congés, verser les indemnités, etc. Pour résumer, externaliser sa ligne d’appel est un véritable atout pour tous praticiens.

Quels sont les inconvénients d’un télésecrétariat médical ?

Comme vous l’avez compris, l’externalisation comporte de multiples bénéfices comme le gain de temps dans le processus d’embauche, le remplacement partiel ou permanent des secrétaires ainsi que la facilité de mise en place de ce procédé. Néanmoins, il comporte aussi un désavantage. Il est important de le prendre en compte. L’accueil s’effectue à distance. Autrement dit vous êtes exonérés des frais liés à la présence d’un salarié dans vos locaux tels que les fournitures de travail ou la charge salariale. En revanche, vos clients ne peuvent pas bénéficier de l’accueil physique du télésecrétaire.

femme avec microphone en train de parler derrière un micro

Comment fonctionne un service de secrétariat médical à distance ?

Grâce aux nouvelles technologies, toutes les entreprises et tous les centres médicaux peuvent bénéficier d’un service de secrétariat à distance. Facile à implémenter, cette technique fonctionne grâce à Internet. Lorsque vos secrétaires sont surchargées de travail, elles peuvent transférer les appels sur la ligne téléphonique du télésecrétaire en un clic. Des logiciels et des applications pour synchroniser les agendas seront au préalable téléchargés.

Chez Efficience Contact au-delà de la prise de rendez-vous et de messages, nous réalisons une retranscription des comptes-rendus de chaque interaction avec chaque patient. Cela vous permet de garder un suivi constant avec vos patients. Comme vous pouvez le constater, la distance est loin d’être un frein à la relation patient/médecin.

Maintenant que vous connaissez le rôle d’un télésecrétaire médical ainsi que ce qu’il peut vous apporter, prenez contact avec nous pour en apprendre plus sur notre organisation. Bénéficier d’un service personnalisé qui s’adapte réellement à vos besoins. Définissez des plages horaires fixes ou variables, partagez vos directives et libérez du temps pour vos secrétaires. Nos opérateurs sont formés pour recevoir vos appels. Vos consignes sont respectées, les messages sont réceptionnés et transférés directement par mail. Demandez gratuitement votre devis en cliquant sur ce lien.

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