Le premier point de contact entre votre entreprise et ses futurs clients se fait bien souvent par téléphone. Les personnes souhaitent obtenir des renseignements et comme rien ne vaut mieux qu’un échange, ils appellent directement le numéro du standard qu’ils trouvent en quelques clics sur Google.
Cette prise de contact spontanée est bénéfique pour votre entreprise puisqu’elle permet d’échanger directement avec vos prospects, mais ce lien d’accès est à double tranchant. Pour leur offrir une expérience agréable dont ils se souviendront, vous devez respecter certaines règles. La qualité de l’accueil, la pertinence des informations et surtout la disponibilité de la standardiste, ces points sont essentiels pour véhiculer une image positive et rassurante.
Dans cet article, nous vous partageons 5 astuces pour améliorer la gestion de votre télésecrétariat et faciliter les échanges avec vos futurs clients.
Un accueil soigné et personnalisé
Dès les premières secondes, votre client doit être rassuré, il doit avoir la certitude qu’il échange avec la bonne personne. Décrocher le téléphone et lancer un “allo” froid peut provoquer un malaise et déstabiliser l’interlocuteur. A-t-il composé le bon numéro ? Aura-t-il une réponse à sa question ?
La prise en charge de l’appel doit être soignée, calme et personnalisée. Présenter l’entreprise, dire bonjour lorsque l’on décroche le téléphone, demander ce dont la personne a besoin, ces éléments peuvent paraître évidents, mais ils restent manquants à de bien trop nombreuses reprises.
Un accueil agréable mettra votre prospect dans de bonnes conditions pour découvrir votre entreprise.
Jouer sur une entière disponibilité
Gérer à la fois les appels téléphoniques et l’accueil physique d’un magasin est un sport bien compliqué que de nombreuses secrétaires pratiquent tous les jours. Elles doivent jongler entre les clients présents au magasin qui viennent acheter un produit ou un service et ceux au bout du fil qui insistent pour connaître leur date de livraison.
Il est pourtant essentiel de se montrer disponible et attentif aux demandes de chaque client, qu’ils soient sur place ou au téléphone. De la même manière, un standard qui sonne dans le vide ne laisse jamais une bonne impression.
Donnez les moyens à vos équipes de recevoir vos clients comme il se doit, sur place comme par téléphone.
Limiter les délais d’attente au standard
Il n’y a rien de pire que de dépendre d’une information que l’on ne parvient pas à avoir. On a tous vécu cette expérience, vous cherchez désespérément à joindre une entreprise, mais le standard est toujours occupé, il sonne dans le vide ou pire encore, lorsque quelqu’un décroche enfin, la communication se coupe sans raison apparente.
Rien de tel pour créer de la frustration et mettre vos clients dans de très mauvaises conditions. Les délais d’attente doivent être maîtrisés, quelle que soit la période. Assurez-vous de garder votre standard accessible durant les heures où vos clients disponibles. La pause déjeuner, le mercredi après-midi, le matin avant 10h, certaines périodes sont propices pour recevoir les appels de vos clients.
Assurez-vous d’avoir du personnel disponible à tous moments de la journée.
Le télésecrétariat, une alternative simple et efficace
Si évidents qu’ils puissent paraître, ces trois conseils sont bien trop souvent négligés dans de nombreuses enseignes et pour cause; si consciencieuse soit-elle, une secrétaire ne peut à elle seule gérer l’ensemble des demandes. Si l’on ajoute à cela ses missions internes à l’entreprise, les réunions de travail et éventuelles absences ou congés, difficile de tenir le rythme !
Se pose alors la question du recrutement ? Mais un salaire chargé peut peser bien lourd dans la balance, même face à quelques clients mécontents.
Et si la solution était beaucoup plus simple que prévu !
Efficience Contact vous propose un service de télésecrétariat personnalisé qui s’adapte à vos besoins. Définissez des plages horaires fixes ou variables, partagez vos directives et libérez du temps pour vos secrétaires. Le standard bascule de manière automatique sur celui d’Efficience, nos télésecrétaires sont formées pour recevoir vos appels. Vos directives sont respectées, les messages sont réceptionnés et transférés directement par mail. Plus de frustration ni d’un côté ni de l’autre du téléphone, les échanges sont fluides et respectueux.
Le téléphone est un point de contact important, il véhicule l’image de votre entreprise. Faites appel à Efficience Contact pour prendre le relai de votre standard téléphonique en toute simplicité.
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