Les vacances arrivent bientôt et vous attendez avec impatience de partir en congé ? Néanmoins, qui sera le garant de votre standard téléphonique ? Qui prendra les messages de vos clients ? Il est parfois difficile de se déconnecter totalement en sachant que votre entreprise peut perdre des opportunités. Quelles solutions s’offrent à vous ? Vous trouverez toutes les réponses dans cet article pour profiter pleinement de vos vacances.
Pourquoi faut-il se déconnecter pendant les congés ?
Durant toute l’année, nous subissons le stress du travail, la pression des clients et l’impératif de classer les dossiers en cours. Alors, lorsque nous nous accordons quelques jours de congés, il est indispensable de pouvoir se déconnecter et évacuer toute la charge mentale. Des études ont démontré que la durée de vacances nécessaire pour pouvoir décompresser est de 3 semaines.
Que se passe-t-il lorsque le personnel prend ses congés ? Qui répond aux appels téléphoniques ? Qui gère les demandes d’informations des clients ? Les grandes structures disposent de personnels compétents pouvant reprendre la main lorsque le secrétaire part en congé, mais quelle solution s’offre aux petites structures ?
Les petites entreprises rencontrent des difficultés à organiser leurs plannings à cause du manque de personnel. Durant leurs absences, quelqu’un doit prendre en charge les appels téléphoniques, la prise de rendez-vous et la demande d’informations.
Pour partir en toute sérénité et ôter la peur de perdre des opportunités, externaliser votre centre d’appel ! En faisant appel à un standard téléphonique, vous bénéficiez de secrétaires formés à vos pratiques.
Comment gérer votre standard téléphonique avant de partir en vacances ?
Planifier les vacances, calculer les jours de congés, se mettre d’accord entre collègues… En entreprise, les départs en congé ne sont jamais de tout repos ! Néanmoins, afin que la période se passe sans encombre il est nécessaire de bien s’organiser.
Anticipez les congés de vos collaborateurs. En fonction de la période de l’année, votre activité tourne soit au ralenti soit en accéléré. Peu importe la tendance, vos clients continuent de vous contacter pour vous demandez des informations. Assurez-vous d’avoir toujours une personne présente.
Analysez le flux d’appel de la même période de l’année passée pour anticiper les demandes et ajustez les plannings en fonction. De plus, informez les employés de bien prévenir leurs contacts de leur départ et de leur retour.
Organisez une réunion avec toute l’équipe pour connaître l’avancement et le retard de chacun sur chaque dossier. Ainsi, vous pourrez mieux organiser votre retour.
Pourquoi externaliser la gestion du gestion téléphonique ?
Externaliser son centre d’appel téléphonique est une solution qui comporte de nombreux avantages ! Que ce soit pour décharger la charge de travail de votre secrétaire ou pour anticiper les départs en vacances, faire appel à un secrétariat téléphonique permet de stimuler l’activité de votre entreprise !
Les télésecrétaires sont formées à la prise de contact, aux traitements des demandes ainsi qu’à la prise de message et de rendez-vous. Grâce à son expérience, elles savent comment véhiculer une bonne image de votre société.
Autonomes et fiables, les secrétaires médicales sont habituées aux départs en vacances et à la gestion de l’agenda.
Maîtriser les délais d’attentes de vos clients permet de limiter leur frustration et de véhiculer une image professionnelle. Externaliser son centre d’appel permet d’avoir quelqu’un de disponible toute la journée pour répondre aux appels des clients.
Efficience Contact est la solution pour gérer votre standard téléphonique. Accueil chaleureux et personnalisé , respect des exigences métiers, confidentialité, rigueur et sérieux sont les maîtres mots de chacune de nos prestations.
