La gestion du secrétariat téléphonique et la réalisation des tâches administratives sont des missions souvent chronophages et interminables. De ce fait, sans personnel exclusivement attitré à ces posts, les entreprises rencontrent rapidement des difficultés. Fournir un accueil de qualité et satisfaire les demandes des clients n’est pas une mince à faire. Ce poste peut rapidement devenir un casse-tête. Le responsable du standard téléphonique s’occupe des demandes d’informations, des prises de rendez-vous et de messages, des tâches administratives, ainsi que du traitement des objections des clients.
Une fois que l’entreprise a embauché la bonne personne, il faut encore trouver la solution pour gérer le départ en vacances ou en congé. Qui reprendra la main sur la gestion des appels entrants ? Qui effectuera les tâches administratives ? Qui traitera les demandes clients ?
De plus en plus, les entreprises se tournent vers le télésecrétariat. Cette solution permet de décharger les salariés et ainsi d’offrir un service de relation client de qualité.
1- Un accueil téléphonique de qualité
Formés à la relation client et aux traitements des demandes, les secrétaires à distance renvoient une image de marque à la hauteur de votre service. Le premier contact entre l’entreprise et le client est primordial. Durant toutes vos prochaines interactions, le client gardera en mémoire cet échange. Confier son standard téléphonique à un télésecrétaire c’est le confier à un professionnel. Être disponible et à l’écoute est fondamental dans la relation client. À tout moment de la journée, le représentant de l’entreprise doit transmettre les valeurs et l’image de l’équipe.
Peu importe votre secteur d’activité, recourir à un télésecrétaire permet de fournir un accueil de qualité à ses clients et cela, peu importe les horaires de la journée. En effet, les télésecrétaires s’adaptent à votre plage horaire. Par exemple ,vous pouvez bénéficier de la présence d’un télésecretaire toute la journée, trois jours par semaine ou uniquement pendant l’heure la plus affluente de la journée. Cela vous permet de soulager vos employés et de pallier les absences de votre secrétaire.
2- Un gain de temps et d’économies
Au-delà du professionnalisme et de l’adaptabilité qu’un télésecrétaire a à vous offrir, il permet de gagner ce qu’il y a de plus précieux dans le monde des affaires, autrement dit du temps et de l’argent.
Durant les heures où votre télésecrétaire reprendra la main sur votre standard téléphonique, vos employés pourront se focaliser sur leur coeur de métier et ainsi fournir un service d’excellence. En effet, le temps passé à répondre aux coups de téléphone, à remplir des demandes de rendez-vous ou à prendre des messages peut être utilisé autrement. En travaillant avec l’un de nos secrétaires à distance, vous gagnez aussi du temps dans le processus de recrutement : finis les entretiens d’embauches.
De plus, détacher totalement son télésecrétariat de son entreprise apporte aussi d’autres avantages non négligeables. Qui dit télésecrétariat dit externalisation ! En choisissant cette option, vous obtenez une meilleure maîtrise de votre budget. En effet, vous ne payez ni les charges sociales, ni les RTTs, ni les congés payés, ni les jours fériés. Cela vous permet de réduire les frais de secrétariat de vos charges et diminuez ainsi vos dépenses.
3- Une solution plus simple en termes d’organisation
Si nous devons décrire le télésecrétariat en un mot, lequel serait-il ? Simplicité !
L’externalisation est la solution lorsqu’une entreprise est en recherche de temps et de productivité. En effet, le travail à distance ne nécessite pas d’organisation des locaux, d’achat de fournitures ou d’entretiens d’embauches. Le processus est aménagé afin de vous faciliter la vie. Son objectif ? Vous déchargez des tâches quotidiennes afin de vous aider à vous recentrer sur vos clients et votre expertise.
Le deuxième avantage est la personnalisation. Vous choisissez les horaires et les jours où vous souhaitez embaucher un télésecrétaire. Nous nous adoptons à vos disponibilités, basculer manuellement ou automatiquement votre standard téléphonique à tout moment de la journée. Puis, recevez la retranscription des messages de vos clients par email pour ne manquer aucune actualité.
4- Un soulagement pour vos employés
Le télésecrétaire est intéressant pour les entreprises que ce soit à temps plein ou à temps partiel. La praticité quelle apporte est non négligeable. Elle permet de soulager vos employés lorsque le flux d’appel est intenable, dégradant ainsi la qualité de la réception. Réguler le flux des appels permet d’offrir plus de confort à votre équipe et ainsi plus d’autonomie.
Elle peut de nouveau se focaliser sur leur coeur de mission et sur la qualité de réalisation des tâches. Leur offrir plus de temps, c’est offrir à vos clients à un accueil agréable et professionnel.
Pour les missions à courte durée et pour les départs en congé, le télésecrétaire est la solution à envisager. Formé à vos pratiques et autonome dans la réalisation de ses activités, il saura livrer un accueil de qualité à vos clients, à la hauteur de vos attentes. En un clic, vos salariés peuvent transférer les appels vers le standard à distance.
5- Une solution plus écologique
Faire appel à un secrétaire à distance contribue à la protection de l’environnement. En effet, l’agent de réception travaille depuis son domicile, de ce fait, il ne se déplace pas et économise les frais de carburant et de transport. Moins de déplacement signifie moins d’embouteillage et moins d’émissions de gaz toxiques.
De plus, grâce à sa localisation, vous n’avez pas besoin de lui acheter des fournitures, des chaises en plastique, du matériel de bureau et autres objets polluants. Un employé travaillant depuis son domicilie limite ses déplacements et sa consommation de ressources.
Le télésecrétariat est la solution pour augmenter la productivité de vos équipes et accroître votre chiffre d’affaires. Efficience Contact vous propose un service de télésecrétariat adaptez à vos besoins et à vos horaires. Formées à vos pratiques, nos télésecrétaires seront respectés vos directives. Les messages sont réceptionnés et transférés directement par mail. Plus de frustration, les échanges entre vous et vos clients seront fluides et respectueux.
