Les tâches administratives s’accumulent ? Vous disposez de moins en moins de temps pour effectuer vos missions prioritaires ? Vous souhaitez vous reconcentrer sur votre coeur de métier ? Il est temps de faire appel à une secrétaire médicale.
Néanmoins, trouver une secrétaire n’est pas aussi facile que prévu. Que ce soit en termes de disponibilité ou en termes de frais, recruter est parfois un processus long et fastidieux.
Deux options s’offrent à vous, engagez une secrétaire médicale ou externalisez votre télésecrétariat. Venez découvrir dans cet article les deux solutions.
Les missions d’un secrétaire médicale
Indispensable pour un cabinet, un hôpital ou pour un EPAD le secrétaire médical est polyvalent. Sa fonction consiste à décharger le responsable de ses tâches quotidiennes telles que la gestion des tâches administratives, l’organisation de l’agenda ainsi que la prise de rendez-vous et de message. Grâce à la réalisation de ses tâches, il garantit le bon fonctionnement du cabinet médical.
En effet, le secrétaire médical dispose d’un rôle prépondérant, il s’occupe :
- de classer et de trier les dossiers ;
- de saisir et de mettre à jour les informations des patients ;
- d’accueillir et de répondre aux demandes des patients ;
- de gérer le maintien du matériel médical ;
- de répondre aux demandes de la patientèle ;
- de s’occuper des emails et du courrier.
Disposant de capacité relationnelle et rédactionnelle, le secrétaire représente le premier interlocuteur entre les patients et le cabinet. Il a à coeur d’accompagner les patients durant toutes les démarches.
Recruter un secrétaire médicale
Embaucher un secrétaire médical est l’une des solutions possibles pour faire face à la surcharge de travail. Sa présence au cabinet lui permet d’effectuer ses diverses missions. Les trois principales tâches qu’il à effectuer sont : la gestion des rendez-vous, la rédaction de document et l’accueil des patients.
Durant une journée de travail, un médecin reçoit un nombre d’appels avoisinant en moyenne plus de 50 coups de téléphone. Il est constamment sollicité, rendant la réalisation de ses obligations difficiles. Ainsi, lorsqu’un cabinet médical ne dispose pas de secrétaire médical, le médecin est continuellement interrompu. Faire appel à un secrétaire médical est devenue une nécessité.
En ce qui concerne la rémunération, selon une étude menée par l’URPS médecins de Rhône-Alpes sur le secrétariat médical en 2014 auprès de 11 000 médecins issus de spécialités différentes, 3/4 des spécialistes engageant un secrétaire médical allouent entre 10 à 15% de leurs recettes brutes pour leurs rémunérations.
Recruter un secrétaire médical peut apporter de nombreux avantages comme la présence physique au sein du cabinet, mais néanmoins, cette réponse comprend aussi des inconvénients comme l’absentéisme durant ses vacances et ses congés.
La solution annexe pouvant y remédier est la délocalisation du secrétariat médical.
Le télésecrétariat médical, une solution à envisager
Le secrétariat à distance est une solution à prendre en compte dans différents cas de figure : un pic d’activité, un départ en vacances ou en congé ou bien des horaires décalés. C’est une solution adéquate, lorsque vous souhaitez limiter les interruptions téléphoniques durant les rendez-vous.
Le télésecrétaire est à distance et s’occupe de manière permanente de l’accueil téléphonique, des conversations par emails, de la prise de rendez-vous et de la mise à jour des comptes-rendus. Expérimentés et professionnels, ils sont habitués aux tâches administratives et à l’optimisation du temps.
Externaliser son standard téléphonique vous permet de vous focaliser sur les tâches médicales essentielles et cela en optimisant vos finances. L’un des principaux avantages de l’externalisation est la réduction des coûts. Lorsque vous travaillez avec un télésecrétaire, vous êtes exonéré des charges liées à l’embauche d’un employé. Selon la même enquête, plus de 50% des médecins faisant appel au télésecrétariat assignent environ 5% de leurs recettes brutes pour les financer. Soit entre 5 et 10% de moins que l’embauche d’un secrétaire.
Pour résumer, avoir recours à un centre d’appel à distance comporte de nombreux avantages tels que : la réduction des coûts, l’affranchissement des tâches administratives ainsi que la gestion permanente de son centre d’appel.
Le téléphone est un point de contact important, il véhicule l’image de votre entreprise. Faites appel à Efficience Contact pour prendre le relai de votre standard téléphonique en toute simplicité.
