Le télésecrétariat est un centre d’appel externe à votre entreprise qui s’occupe de la gestion du standard téléphonique.
Le plus souvent, les entreprises décident de faire appel à une entreprise de télésecrétariat, car le rythme de travail engendré par l’activité n’est plus viable. En effet, les secrétaires sont surchargés de travail, ce qui entraîne une baisse de la qualité de la relation client. Les employés sont dans l’incapacité de fournir un service à la hauteur des attentes des clients. Cette situation est très fréquente et nécessite un ajustement de la part des entreprises.
La seconde raison poussant une entreprise vers l’externalisation de son centre d’appel est la gestion des rendez-vous et du secrétariat pendant les congés des employés. Lors des départs en congé, votre organisation continue de recevoir des appels et des demandes de vos clients, néanmoins, personne n’est disponible pour y répondre. L’insatisfaction des demandes des clients peut engendrer la perte de potentielles opportunités pour une entreprise. De ce fait, confier à un organisme compétent son standard téléphonique permet de partir l’esprit apaisé.
Comment choisir le bon télésecrétariat ? Quels critères prendre en compte ? La réponse dans cet article.
Identifier vos besoins
Avant de choisir et de contacter un télésecrétariat, vous devez analyser la situation actuelle de votre entreprise et déterminer vos besoins. Pour y parvenir, posez-vous les bonnes questions.
Comment caractériser vous la relation entre vous et vos clients ? Recevez-vous beaucoup d’appels de leurs parts ? Combien de temps durent ces appels ? Que vous demande-t-il ? Êtes-vous en mesure de répondre ? Qui répond aux appels entrants dans votre entreprise ?
À quel moment votre ligne téléphonique est-elle saturée ? Comment gérez-vous cette situation ? Cette solution est-elle viable pour vos équipes ? Ce schéma est-il récurrent ? Combien recevez-vous d’appels en moyenne mensuellement ? Quels outils utilisez-vous pour la relation client ? Quel budget allouez-vous à ce service ?
Une fois que vous avez audité votre entreprise, identifiez les points importants que vous attendez d’une entreprise de télésecrétariat. L’analyse de votre entreprise est un point de départ dans votre quête d’externalisation.
Le télésecrétariat, est-ce la solution qu’il vous faut ?
Maintenant que vous avez conscience de la situation de votre entreprise, posez-vous la question : “est-ce que le télésecrétariat est une solution pour moi ?”
Le télésecrétariat est une solution utile pour les entreprises car cela lui permet de bénéficier de la gestion du standard téléphonique à un prix attractif. L’entreprise définis au préalable les horaires de travail avec le service de gestion d’appel à distance. Ainsi, le service est totalement adapté à ses besoins. Grâce à l’externalisation, l’employeur limite ses coûts. En effet, il paye ni les fournitures à cet agent ni les cotisations salariales.
Les tâches d’une télésecrétaire ne s’arrête pas uniquement au fait de répondre aux clients, elles réalisent des comtes-rendus, transfèrent les messages et s’occupe de la relation client. Formé aux exigences du métiers, elles fournissent un accueil chaleureux et personnalisé à vos clients.
Le service fournit par les agences de télésecrétariat est sur-mesure, il s’adapte à vos besoins et à vos horaires.
Analyser les différentes offres de télésecrétariat
Une fois que vous êtes sûr que l’externalisation de votre centre d’appel est la solution qu’il vous faut, il ne vous reste plus qu’à trouver la bonne structure. Pour y parvenir, identifiez les points importants et comparez les offres.
Les points primordiaux sont :
- le degré de personnalisation de l’offre (plages horaires, interlocuteurs, etc) ;
- les services proposés par l’entreprise ;
- la réactivité des agents télésecrétaire ;
- les outils utilisés.
Efficience Contact vous propose un service de télésecrétariat professionnel totalement adapté à vos besoins. Définissez les plages horaires que vous souhaitez et libérez du temps à vos secrétaires afin d’améliorer la relation client. La gestion des messages et des appels par le personnel d’Efficience vous promet une prise en charge professionnelle et adaptée.
La réception rapide des demandes clients permet ainsi de réduire la frustration entre chaque côté. Nos télésecrétaires sont formées pour recevoir vos appels, vos directives sont respectées, les messages sont réceptionnés et transférés directement par mail à travers un compte-rendu.
Demandez votre audit gratuit !
