Le secrétariat est né par l’évolution de la diversité des tâches administratives en entreprise. Être secrétaire sous-entend devoir posséder des qualités humaines et managériales.
Néanmoins, au sein d’entreprises débordées, les secrétaires peuvent rapidement se sentir submergées. Signe prometteur de la croissance de l’organisation, à l’instar de la secrétaire pour qui les tâches ne cessent de s’accumuler.
Selon Asana, 71 % des salariés ont déclaré s’être sentis surmenés au moins une fois en 2020. Dans cet article, nous allons vous transmettre des astuces clés en main pour rééquilibrer les tâches de secrétariat, parfaire son organisation et ainsi gagner notablement en productivité.
1. Les compétences organisationnelles : le pouvoir d’organiser
L’un des rôles d’une secrétaire est d’alléger l’administratif et les opérations quotidiennes d’une entreprise. Des missions qui s’avèrent délicates au vu de la proportion des responsabilités à assumer. C’est précisément là que réside tout l’enjeu d’avoir en sa possession, des compétences organisationnelles.
Ne pas savoir définir les priorités et garder une trace de tout ce qui a été fait ou doit être fait, risque de faire pâtir la situation de l’entreprise.
Le Principe de Pareto, aussi appelé Principe des 80/20
Cette loi éponyme de l’économiste Vilfredo Pareto, régit comment vous pouvez améliorer votre gestion du temps et la pertinence de vos actions en priorisant l’essentiel.
Un principe à la vision pragmatique, qui vise à favoriser les prises de décision fondées sur le bon sens. En effet, elle permet d’éviter de se focaliser sur des “futilités” qui risquent de potentiellement coûter cher en temps et en investissement personnel.
La méthode proposée par ce principe est une méthode d’arbitrage où 20% des actions produisent naturellement 80% des résultats. Par exemple, 20% d’une plante contient 80% du fruit.
Il est de coutume de construire un diagramme pour avoir une vision d’ensemble.
La Loi de Carlson
Dans le quotidien d’une entreprise, il est courant que des choses inopinées se produisent en complément d’une charge de travail initialement importante : un concours de circonstances qui nuit à la concentration et à la productivité.
Selon l’économiste Sune Carlson, nous devons nous défaire de toute source de distraction. « Le temps perdu à cause de l’interruption d’une tâche est supérieur au temps de l’interruption » a-t-il affirmé.
Ci-dessous, une liste non-exhaustive de certains distracteurs :
- Notifications PC ou téléphone portable
- Notifications intempestives des messageries
- Antivirus intempestif (programmer les plages des analyses en dehors de vos heures de travail)
2. Un système de notes efficace
Dans le feu de l’action, la prise de notes est le premier réflexe d’une secrétaire. Mais la prise de note est-elle réellement efficace ? C’est un exercice complexe, plus qu’il ne le semble à première vue.
Nous vous conseillons de prendre soin de noter toutes les informations suivantes :
- Le nom de la personne
- Le courriel ou le numéro téléphone
- L’objet exact de la demande, détaillé (un rendez-vous avec le patron par exemple)
- Ecrire ce qui est difficilement mémorisable (dates, chiffres…)
- Tout détail annexe (si des documents sont nécessaires, s’il faut prévenir quelqu’un etc…)
Le secret d’une bonne prise de notes relève de l’anticipation mais surtout de l’écoute, promesse d’une communication client infaillible. En effet, de peur d’être incomplet dans la retranscription d’informations, la tendance est de ne pas écouter attentivement ce qui se dit.
Au contraire, le ou la secrétaire rester concentré sur l’échange, être attentif au ton des interlocuteurs, les écouter puis noter. C’est là qu’il ou elle, réussira à ressortir les informations principales à intégrer au compte-rendu final.
3. Prioriser et gérer son temps
« La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps. » a dit Théophraste, philosophe grec antique.
Comme dit précédemment, la hiérarchisation des priorités et la capacité à gérer les éventuelles distractions permettent de rester concentré.
En parallèle des compétences organisationnelles, la gestion du temps est cruciale pour les secrétaires.
Pourquoi établir des priorités pour ne plus perdre du temps ?
Les secrétaires ne disposent pas toujours de temps suffisant dans la journée pour régler tout ce qui doit être fait tandis que leur rôle est justement d’y parvenir !
Il en convient d’être conscient de la nature de la tâche à effectuer. Si celle-ci paraît secondaire ou insurmontable, elle peut être sous-traitée. Déléguer est souvent le secret de l’efficacité.
- On gaspille moins de temps : cesser de perdre son temps avec des tâches secondaires ou qui pourraient être déléguées.
- On réduit son stress : un esprit organisé est un esprit serein.
- On gagne en efficacité : éviter de perdre du temps à tergiverser pour savoir quelle tâche mettre en priorité, structurer son travail et son fonctionnement.
- On est plus disponible pour ses collaborateurs et les clients : prioriser pour se dégager du temps et pouvoir être pleinement à l’écoute de ses collaborateurs et des clients.
- On gère mieux l’imprévu : planifier son travail pour anticiper d’éventuels imprévus.
N’attendez pas de vous noyer sous le travail et la désorganisation pour mettre des solutions en place.
4. Secrétaire : un poste qui peut s’externaliser
La solution pour pallier au manque de temps est le recrutement d’une autre secrétaire ou d’un prestataire de services.
Il faut parfois savoir s’avouer vaincu et être conscient des carences de son organisation. Alors, plutôt recourir à un renfort, que de mettre en péril votre projet en tentant l’impossible.
Sous-traiter permet à votre entreprise de se concentrer sur ses objectifs fondamentaux et de ne pas concentrer ses efforts sur des tâches sans réelle valeur ajoutée.
5. Gagnez en productivité avec Efficience Contact
Bien que déléguer puisse être difficile, cela représente des avantages : une productivité accrue, une réduction des coûts, une diminution de la charge mentale, une organisation optimisée etc…
Le service de permanence téléphonique comme Efficience Contact s’appuie sur des outils collaboratifs basés sur les nouvelles technologies. Nous nous occupons de l’accueil téléphonique personnalisé, de la mise en relation client, de la prise de messages, de la retranscription, de la gestion de l’agenda et de la régulation des appels.
Le télésecrétariat est aussi une solution idéale pour les missions ponctuelles de secrétariat. Nous mettons un accent particulier sur la qualité des services pour satisfaire pleinement vos clients tout en composant avec vos consignes.
Le choix de l’externalisation avec Efficience Contact donne accès à un service sur mesure qui répond à vos besoins et à ceux de vos clients.
